Solução
Por que sua empresa precisa de Intelligent Document Processing?
Mauricio Mattiuzzo | 04 de novembro de 2024
Neste artigo vou abordar sobre Intelligent Document Processing de uma forma prática e com exemplos.
Não é de hoje que as empresas buscam se tornarem cada vez mais competitivas no mercado, melhorando a qualidade dos seus produtos ou serviços, focando cada vez mais na experiência diferenciada para seus consumidores e claro, além de tudo isso, reduzindo custos.
E uma das tecnologias que podem compor o portfólio de TI das empresas para as tornarem mais competitivas no mercado é justamente Intelligent Document Processing. No final deste artigo você saberá “O que é” e “Quais são os ganhos” ao utilizar IDP nos processo de negócios.
1. O que é Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing, da sigla IDP ou traduzido para Processamento Inteligente de Documentos, é uma tecnologia para tornar os processos de negócios mais eficientes no manuseio de documentos através de automatização.
É uma tecnologia que moderniza a forma como os documentos são tratados ao automatizar etapas de captura, classificação e extração de dados. IDP vai além das soluções tradicionais por combinar Inteligência Artificial e transformação de imagem em texto (da sigla OCR – Optical Character Recognition) para que o sistema consiga entender palavras e frases contidas nos documentos.
Quer um exemplo prático? Então imagine uma seguradora de saúde…
Que recebe centenas de pedidos de reembolso diários, cada um com vários anexos, como relatórios médicos, notas fiscais e recibos. Com IDP, a seguradora automatiza a identificação e classificação desses documentos, liberando a equipe para lidar apenas com casos especiais, o que reduz o tempo de resposta de semanas para horas ou até minutos, por exemplo.
2. Problemas comuns nas empresas que são resolvidos com IDP
Estima-se que 80% dos processos de negócios possuem documentos como origem de dados e parte fundamental para análises e decisões. Também posso afirmar que os problemas que vou destacar abaixo são encontrados não apenas naqueles processos que se repetem milhares de vezes ao ano, mas a partir de dezenas ou centenas de vezes por mês.
Rotinas manuais e demoradas
Muitos processos ainda exigem funcionários ou departamentos (como backoffice) dedicados a analisar documentos e digitar dados em sistemas. Além de ser uma rotina constantemente sujeita a erros, é custosa pelo número de horas de trabalho que são despedidas e não se tem escala, ou seja, não acompanha o crescimento do negócio.
Exemplo prático: Em uma empresa de logística, o departamento de contas a pagar pode levar dias para verificar e inserir as faturas no sistema. Com IDP, o processo de entrada de faturas pode ser automatizado.
Erros de dados e falta de conformidade
A entrada manual de dados é propensa a erros, o que gera inconsistências e pode levar a penalidades por falhas de conformidade, especialmente em setores altamente regulados.
Exemplo: No setor financeiro, erros em contratos ou dados de clientes podem resultar em penalidades regulatórias. Com IDP, os dados são extraídos com alta precisão e validados automaticamente, garantindo que estejam em conformidade com as normas.
Maior dificuldade com documentos não estruturados
Dados em arquivos PDFs, e-mails e formulários manuscritos são difíceis de processar automaticamente porque não seguem um padrão fixo, tornando o fluxo de trabalho mais lento. Outro agravante é o conhecimento sobre o documento está com o funcionário, que precisa adquirir experiência e domínio e isso precisa ser preservado dentro do departamento.
Exemplo: Um banco recebe formulários de solicitação de crédito de potenciais clientes, muitos preenchidos manualmente e com informações em vários anexos distintows. Com IDP, o sistema lê o formulário e seus anexos, reconhece os campos-chaves necessários para análise, como nome e valor solicitado, e envia as informações para o sistema de crédito, reduzindo o tempo de análise.
Riscos de segurança da informação
Documentos manuseados manualmente e a entrada de dados manual aumentam o risco de vazamento de informações confidenciais. Além disso, quanto mais pessoas manipulam dados sensíveis, maior a probabilidade de erros e acessos indevidos.
Exemplo: Uma instituição financeira lida com extratos bancários e documentos de identificação dos clientes para aprovar empréstimos. Com IDP, o sistema identifica e extrai automaticamente informações como CPF, renda e histórico de transações, processando esses dados diretamente no sistema seguro de análise de crédito. Dessa forma, os dados são manipulados de maneira mínima e apenas por pessoas autorizadas, reduzindo os riscos de vazamento e aumentando a conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
3. Ganhos tangíveis com implantação de IDP
Os ganhos com a implantação de IDP nos processos de negócios são claros e facilmente mensuráveis, e vão desde a redução de custos até o aumento da produtividade e qualidade. Vou explorar alguns desses ganhos, mas não se limitam aos deste artigo, pois podem ir muito além a depender de cada negócio.
Redução de custos operacionais
Ao automatizar tarefas repetitivas e de backoffice, a empresa reduz a dependência de mão de obra e controles manuais, diminuindo assim os custos operacionais do processo.
Exemplo: Em uma multinacional, o RH antes gastava dias processando formulários de admissão manualmente. Após implementar o IDP, esses formulários são capturados e integrados ao sistema de RH em minutos, eliminando 100% a necessidade de mão de obra para essa tarefa.
Dica: Em vários cenários, a simples redução de mão de obra já é suficiente para obter o ROI do projeto de IDP.
Aumento da produtividade e escalabilidade
Atividades que utilizam IDP são capazes de processar grandes volumes de documentos rapidamente, liberando a equipe para tarefas de maior valor agregado e que exigem análises e decisões.
Exemplo: Em um hospital, o processamento manual de registros médicos é lento e consome recursos. Com IDP, os registros são processados automaticamente e organizados para facilitar o acesso dos médicos, acelerando a tomada de decisões para pacientes.
Este mesmo hospital, antes processava em média 100 documentos por dia, com IDP aumentaram a capacidade em até 4x com o mesmo número de funcionários.
Maior precisão e conformidade
O IDP minimiza erros e facilita o cumprimento de normas regulatórias, o que é fundamental para setores que exigem alta precisão e conformidade.
Exemplo: Em um banco, a validação de dados de clientes é essencial para evitar fraudes e cumprir exigências legais. Com IDP, o banco automatiza a verificação de identidade e a conformidade com regulamentações, reduzindo significativamente o risco de erro e fraude.
4. Principais conceitos de IDP
Para ajudar a entender como o IDP funciona e os benefícios que descrevi acima, é importante conhecer os principais componentes que tornam essa tecnologia tão eficiente para automatizar processos que utilizam dados contidos em documentos.
Captura inteligente de dados
IDP é capaz de reconhecer caracteres com altíssima precisão utilizando visão computacional, mesmo quando o documento apresenta adversidades como baixa qualidade da imagem, falta de padrões e informações manuscritas.
Exemplo: Em um departamento de contas a pagar, o IDP identifica automaticamente os valores e datas em uma fatura escaneada e os transfere para o sistema financeiro, eliminando a necessidade de entrada manual.
Classificação de documentos por tipo
IDP é capaz de organizar os documentos automaticamente por tipo e conteúdo, como contratos, faturas e formulários, facilitando a triagem e permitindo a distribuição de fluxos de trabalho e implementação de regras de negócios com muita flexibilidade.
Exemplo: Um departamento contábil pode ter centenas de documentos diariamente. O IDP classifica esses documentos por categoria (impostos, folha de pagamento, notas fiscais, etc.), tornando o fluxo de trabalho muito mais ágil.
Validação e integração de dados
IDP é capaz de validar os dados extraídos e integrar com sistemas ERP, CRM, RPAs ou outros, eliminando a transcrição manual e assegurando a precisão.
Exemplo: Em um banco, a validação de dados de clientes é essencial para evitar fraudes e cumprir exigências legais. Com IDP, o banco automatiza a verificação de identidade e a conformidade com regulamentações, reduzindo significativamente o risco de erro e fraude.
Maior precisão e conformidade
O IDP minimiza erros e facilita o cumprimento de normas regulatórias, o que é fundamental para setores que exigem alta precisão e conformidade.
Exemplo: Em uma empresa de manufatura, o IDP valida automaticamente os dados das ordens de compra e os integra no ERP, garantindo que todas as informações estejam corretas para o processo de produção.
5. Conclusão: A necessidade inadiável de incluir IDP nos processos
IDP representa uma revolução para o gerenciamento de dados, transformando operações antes manuais e lentas em processos ágeis, precisos e escaláveis. Empresas que adotam o IDP conseguem eliminar gargalos e reduzir significativamente o risco de erro, ao mesmo tempo em que aumentam sua conformidade regulatória e segurança de dados. A implementação do IDP não é mais uma vantagem competitiva restrita a grandes organizações, mas uma necessidade para empresas de todos os portes que lidam com altos volumes de documentos.
Investir em IDP é investir em eficiência e inteligência operacional.
As empresas que permanecem ancoradas em processos tradicionais não só acumulam custos desnecessários, mas também colocam em risco a segurança dos dados e a qualidade dos serviços prestados. O IDP é, portanto, uma ferramenta essencial para organizações que desejam prosperar no mercado atual, oferecendo aos seus clientes um serviço mais rápido, seguro e eficiente, enquanto fortalecem sua posição diante da concorrência.
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